Rozliczanie samochodu – Fiskus przeprowadza szczegółowe kontrole

wpis w: Blog | 0

Wprowadzenie regulacji w zakresie odliczania VAT od wydatków związanych samochodami osobowymi spowodowało wiele wątpliwości jak zmiany te wpłyną na rozliczenia w zakresie podatku dochodowego.

Główna część tych wątpliwości dotyczy sposobu dokumentowania kosztów eksploatacji samochodów służących działalności gospodarczej, z których korzystają osoby prowadzące działalność gospodarczą lub będących wspólnikami spółek osobowych.

Podstawowe pytanie, które należy sobie postawić to:

„czy uznanie dla potrzeb podatku VAT, że samochód osobowy używany jest zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych (ze względu na brak prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu) oznacza, że w taki sam sposób należy traktować ten samochód na gruncie podatku dochodowego?”

Odliczanie 50% VAT od wydatków związanych z samochodami osobowymi służącymi do celów służbowych wynika z decyzji gospodarczej, podjętej przez podatnika – polegającej na zaniechaniu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i nie ma nic wspólnego ze sposobem rzeczywistego wykorzystania pojazdu. A właśnie faktyczne jego wykorzystanie stanowi o tym, czy wydatek z nim związany stanowi koszt podatkowy czy nie.

Należy założyć i przyjąć, że samochód będący środkiem trwałym jest samochodem pracującym w działalności a jego koszty eksploatacji wynikają z wykorzystania jego na potrzeby źródła przychodu lub jego zabezpieczenia. Wydatki eksploatacyjne ponoszone w związku z jego innym wykorzystaniem np. na potrzeby osobiste podatnika lub jego pracowników w żadnym wypadku nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Istotą problemu jest tak przygotować dokumentację sposobu wykorzystania samochodu i poniesionym w związku z tym kosztów, aby nie powstała wątpliwość z jakiego rodzaju aktywnością podatnika są one związane.

UWAGA:

Zaliczanie wydatków na samochód osobowy do kosztów uzyskania przychodów nie jest uzależnione od tego, czy dla celów VAT podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu i czy złożył do naczelnika urzędu skarbowego druk VAT-26. Istotne jest tylko to, czy wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia źródła przychodów, i czy jest to wydatek „prywatny”.

Ministerstwo Finansów w swoim komunikacie dostępnym na stronie:

http://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/1402295/Broszura_samochody_2014.pdf

między innymi informuje:

„Kwestia rzeczywistego wykorzystywania paliwa do napędu pojazdów „firmowych”, zwłaszcza nabywanego po 1 lipca 2015 r., będzie przedmiotem działań kontrolnych prowadzonych przez właściwe organy.”

Podatnicy często wychodzą z założenia, że używanie samochodów w celach prywatnych jest bardzo trudne do udowodnienia przez organy podatkowe. Rzeczywistość jednak jest inna.

Niestety trzeba podkreślić, że po pierwsze organy podatkowe często badają w trakcie kontroli, czy firmowe samochody używane są do celów prywatnych. Po drugie wcale nie mają w takich przypadkach dużych trudności dowodowych.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz będących wspólnikami spółek osobowych nic się z początkiem 2015 r. nie zmieniło, tj. nadal wykorzystywanie przez takie osoby samochodów „firmowych” na cele prywatne nie skutkuje powstawaniem przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a więc nie ma potrzeby obliczania wysokości takich przychodów.

Osobną sprawą jest kwestia rozliczania kosztów używania takich samochodów, gdyż organy podatkowe uważają najczęściej, że koszty używania samochodów „firmowych” używanych do celów prywatnych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz będących wspólnikami spółek osobowych, stanowią koszty uzyskania przychodów tylko częściowo. Przyjęcie takiego stanowiska rodzi problem z ustaleniem części wydatków, o których mowa, które stanowią koszty uzyskania przychodów. Przez pewien czas organy podatkowe wyjaśniały, że część wydatków dotyczących samochodów stanowiących koszty uzyskania przychodów podatnicy powinni zawsze ustalać na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów oraz stawki za 1 km przebiegu (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 21 lutego 2013 r., ITPB1/415-1261/12/WM czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 30 września 2013 r., IPTPB1/415-472/13-3/KO).

Ostatnio organy podatkowe wycofały się jednak z tego stanowiska i obecnie wyjaśniają, że w przypadku samochodów stanowiących środki trwałe wykorzystywane częściowo do celów prywatnych amortyzacja i rata leasingowa będą stanowić koszty uzyskania przychodów bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, lecz tylko w części, w jakiej koszty te związane są z prowadzoną przez podatników działalnością gospodarczą.

W postępowaniach podatkowych,zasadą jest, iż ciężar dowodzenia prawdy, nienaruszenia prawa czy też udowodnienia niedopuszczenia się nadużyć, zawsze leży po stronie podatnika.

Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 20 sierpnia 2014 r., ITPB1/415-574/14/WM, „wydatki na eksploatację będą stanowiły koszty uzyskania przychodu w części, w jakiej faktycznie służą uzyskiwaniu przychodów z działalności, niezależnie od tego jaką proporcję wykorzystania samochodu na cele związane z działalnością gospodarczą ustalił podatnik. Jedynie takie wydatki, które rzeczywiście związane są z wykorzystaniem samochodu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, spełniają bowiem warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”. Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 1 sierpnia 2014 r., IPTPB1/415-241/14-4/AP wyjaśnił, że „wydatki związane z samochodem, który Wnioskodawca będzie wykorzystywał także do celów prywatnych będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów w Jego działalności, wyłącznie w tej części w jakiej związane one będą z prowadzoną przez Niego działalnością gospodarczą”.

Niestety, organy podatkowe nie wskazują jak należy ustalać część, w jakiej wydatki na eksploatację samochodów służą uzyskiwaniu przychodów z działalności gospodarczej. Jednocześnie z pierwszej z przytoczonych powyżej interpretacji wynika, że nie jest właściwe oparcie się w tym zakresie o oszacowaną przez podatnika proporcję wykorzystania samochodu na cele działalności gospodarczej.

Pojawia się pogląd, że monitoring GPS jest najskuteczniejszym sposobem obrony w przedmiotowej sprawie.

Ostatni pomysł wydaje się być nieco przesadzony szczególnie gdy sprawa dotyczy małej firmy, jednoosobowej działalności czy wręcz samozatrudnienia. W szczególności w przypadku samochodów użytkowanych zarówno na cele służbowe jak i prywatne niezbędna jest szczegółowa analiza poniesionych wydatków w celu właściwego ich przyporządkowania w zależności od sposobu wykorzystywania.

Moim zdaniem maksimum z tego co można zrobić w tej sprawie, to dotrzymać zasady dopełnienia należytej staranności wykonywanych czynności. Według mnie będzie to jednak prowadzenie kilometrówki na zasadach wymaganych przez prawodawcę w przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych do celów wyłącznie gospodarczych, jednak bez wyceny jej w złotych wg. urzędowego przelicznika ( bo ta opcja nie ma żadnego umocowania prawnego w przypadku pojazdów będących środkami trwałymi lub użytkowanymi na podstawie umów leasingowych) a następnie po ustaleniu miesięcznego procentowego współczynnika określającego procent wykorzystania samochodu do celów gospodarczych zastosować go do miesięcznych kosztów eksploatacji.

Kolejną zasadą w relacjach z organami, w sytuacjach nasuwających wątpliwości, które mogą stać się zarzewiem konfliktu z urzędem – jest dopełnić możliwych czynności aby zadość uczynić wymogom prawa. Nawet jeżeli się okaże, że urząd zakwestionuje nasze procedury, to w sytuacji gdy nie są one określone przepisami, urząd będzie zobowiązany określić jak powinniśmy postąpić.

Prawnik i doradca podatkowy Adam Bartosiewicz autor kolejnej już edycji znanego i szeroko uznanego komentarza do ustawy o VAT wydanego przez Wolters Kluwer z dużą dozą sarkazmu na temat zaistniałej sytuacji pisze:

„Analiza poszczególnych interpretacji da się zamknąć twierdzeniem, że organy nie wiedzą ,jaka powinna być treść regulaminów, lecz na pewno nie taka jak zaproponowana przez podatnika.”

Nie jest to optymistyczna i uspakajająca obserwacja tym bardziej, że coraz częstszą praktyką policji skarbowej jest również gromadzenie materiałów dowodowych w terenie. Została ona wyposażona w odpowiednie środki zapewniające jej mobilność i możliwość rejestracji zdarzeń.

Generalnie, nowe regulacje prawne w zakresie podatku VAT wzbudziły wątpliwości głównie na gruncie podatku dochodowego.

Warto się do tego zawczasu przygotować prokurując odpowiednie materiały, które będą pomocne w składaniu wyjaśnień oraz będą je czyniły wiarygodnymi.